Política de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S

En concordancia y cumplimiento a las estipulaciones y directrices dadas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015, PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los
titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las diferentes actividades comerciales, laborales, contractuales entre otras que se pueda desarrollar la compañía.

Motivo por el cual PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. MARCO LEGAL
▪ Constitución Política, Artículo 15.
▪ Ley 1266 de 2008 – Ley 1581 de 2012.
▪ Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
▪ Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013.
▪ Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015.

II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. NOMBRE DE LA COMPAÑÍA: PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S,
sociedad comercial, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, ubicada en la Carrera 30 No. 10C – 228 Edificio Interplaza Oficina 641.
▪ CORREO ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN: info@phc.com.co
▪ TELÉFONO: 57 (4) 444 7549

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, cuyo titular sea una persona natural, es decir, colaboradores, aspirantes a cargos, personas naturales que representan las personas jurídicas con quienes tenemos una relación comercial y/o contractual, proveedores y en general a aquellas personas que nos suministren sus datos
personales y nos autoricen a su tratamiento, de conformidad con la normatividad vigente aplicable.

IV. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en Materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, las cuales son sustraídas de la normatividad vigente en dicha materia en Colombia:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

V. PRINCIPIOS
PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, aplicará de manera integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales, siempre atendiendo a que los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
c) Ser informado por PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por: El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S. o Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

VII. AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES.
La autorización será solicitada por PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, de manera previa al tratamiento de los datos personales, informando las finalidades para las cuales se obtiene el consentimiento. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, la autorización será previa, libre y expresa por parte del titular, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, sms, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, mantendrá y conservará todo medio de prueba del otorgamiento de autorización por parte de los titulares de los datos personales, por lo cual utilizará cualquiera de los mecanismos disponibles a su alcance. En consecuencia, PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de
terceros contratados para tal fin.

VIII.CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
No se hace necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

IX.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
1. El Titular haya dado su autorización expresa a dicho tratamiento.
2.Se comunicará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados y la finalidad. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

X. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013; y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
4. Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

XI. AVISO DE MANEJO DE INFORMACIÓN O PRIVACIDAD
El Aviso de manejo de información o privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la finalidad, los datos de contacto de la empresa y la forma de acceder a la información para ejercer sus derechos. El aviso de privacidad se encuentra disponible para ser consultado en el sitio web:
https://phc.com.co/ . La Empresa se reserva el derecho de modificar el aviso de privacidad, en este sentido, cualquier cambio será dado a conocer oportunamente en la página web: https://phc.com.co/

XII. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP SAS., realizará tratamiento consistente en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, actualizar y suprimir, de conformidad con las disposiciones normativas y en el marco de su objeto social para fines comerciales, contractuales, administrativos, operativos, estadísticos y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo ordinario de las funciones, actividades y operaciones por ésta realizadas.

XIII. ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS.

CONSULTAS
Los titulares, representantes, apoderados de éste o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Motivo por el cual PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, garantizará el derecho de consulta, suministrando la información solicitada contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales se habilitar canales de comunicación electrónica u otros que se consideren pertinentes para que el titular de la información, en todo tiempo pueda realizar el ejercicio de habeas data. Los mismos será informados en el aviso de privacidad.
La consulta deberá: i) determinar su identidad (nombre completo y número de identificación personal); ii) precise de manera clara, específica, detallada el objeto de la consulta; iii) establezca y acredite el interés legítimo con el que actúa, anexando siempre los soportes del caso; iv) informe dirección física y/o electrónica para recibir notificaciones.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS
El Titular, representantes, apoderados de éste o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a al correo electrónico info@phc.com.co o mediante comunicación escrita dirigida a la Carrera 30 No. 10C – 228 Edificio Interplaza Oficina 641, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN
PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas, para lo cual se tendrá en cuenta:

El titular deberá allegar la solicitud al correo info@phc.com.co o mediante comunicación escrita dirigida a la Carrera 30 No. 10C – 228 Edificio Interplaza Oficina 641, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, de manera libre podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, de igual forma podrán establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que serán informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

ELIMINACIÓN DE DATOS
PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S reconoce que el titular tiene el derecho, a solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
4. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
▪ El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
▪ La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
▪ Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XV. TRASMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S
PHC SERVICIOS INTEGRADOS GROUP S.A.S, podrá efectuar transferencia o trasmisión nacional o internacional de datos como responsable de los datos que administra y dentro del desarrollo de las finalidades para lo cual fue autorizada. Para la transmisión o transferencia, se deberá cumplir con:

1. La implementación de las medidas de seguridad de la información necesarias para garantizar su adecuado tratamiento.
2. Si la transferencia es internacional, se debe verificar que la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país que recibe la información.
3. Suscribir el contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales que se transfieren.

XVI. INTEGRACIÓN.
Hace parte integral de esta Política el aviso de privacidad.

XVII. VIGENCIA
Luego de su aprobación, se actualiza la Política de tratamiento de datos personales, el doce (12) de enero de 2020, hasta la expedición o cambio sustancial de la misma